Penyusunan Pesan

 Penyusunan pesan

pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan 

revisi.

1.Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk rnenyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi.Yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2. Pengorganisasian

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan 

kata-kata, kalimat, dan paragraf.Oleh karenanya, perlu diperhatikan bagaimana 

menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami,dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, maupun paragraf, 

perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan 

dengan benar.Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi 

substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, 

struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.

Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus

revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan 

sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut : 1. Subjek dan tujuan harus jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Tentukan Tujuan: Jelaskan dengan jelas tujuan pesan bisnis Anda.

Identifikasi Audiens: Pahami siapa yang akan menerima pesan dan sesuaikan gaya dan tone secara tepat.

Susun Isi Pesan: Bangun pesan dengan struktur yang jelas, mulai dari pendahuluan hingga penutup.

Pilih Medium Komunikasi: Tentukan apakah pesan akan dikirim melalui email, surat, atau platform komunikasi lainnya.

Pertimbangkan Gaya Penulisan: Sesuaikan gaya penulisan dengan karakter bisnis dan norma yang berlaku.

Gunakan Bahasa yang Jelas: Hindari ambigu dan pastikan pesan dapat dimengerti tanpa kebingungan.

Sertakan Detail Penting: Pastikan informasi yang diperlukan disertakan agar pesan lengkap dan informatif.

Periksa Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan pesan bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.

Tentukan Tanggal dan Waktu yang Jelas: Jika pesan memiliki batas waktu, tentukan tanggal dan waktu dengan jelas.

Review dan Koreksi: Periksa pesan sebelum dikirim untuk memastikan keakuratan dan kejelasan pesan bisnis Anda.

dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan Good will, setiap pesan bisnis hendaknya memilikitujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu:

1) Memberi Informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitandengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatuperusahaan membutuhkan. bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai stafadminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2) Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apayang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutamayang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3) Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnisantara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorangdapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestikmaupun perusahaan asing.